DỊCH VỤ THÀNH LẬP VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN – CÔNG TY NƯỚC NGOÀI
Dịch vụ Thành lập văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài là dịch vụ mà VinaSC Group sẽ tiến hành các hoạt động tư vấn và thủ tục để thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam của thương nhân nước ngoài theo quy định pháp luật.
*ĐIỀU KIỆN THÀNH LẬP VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN CỦA THƯƠNG NHÂN NƯỚC NGOÀI
Thương nhân nước ngoài được cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện khi đáp ứng các điều kiện sau:
– Thương nhân nước ngoài được thành lập, đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên hoặc được pháp luật các quốc goa, vùng lãnh thổ này công nhận.
– Thương nhân nước ngoài đã hoạt động ít nhất 01 năm, kể từ ngày được thành lập hoặc đăng ký.
– Trong trường hợp Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài có quy định thời hạn hoạt động thì thời hạn đó phải còn ít nhất là 01 năm tính từ ngày nộp hồ sơ.
– Nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện phải phù hợp với cam kết của Việt Nam trong các điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên.
– Một thương nhân nước ngoài không được thành lập nhiều hơn một Văn phòng đại diện có cùng tên gọi trong phạm vi một tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương.
I. QUY TRÌNH CUNG CẤP DỊCH VỤ TẠI VINASC:
Bước 1: Vinasc tiếp nhận thông tin về văn phòng đại diện dự kiến thành lập với các nội dung cơ bản:
1. Thông tin của thương nhân nước ngoài
Vinasc cần biết những thông tin cơ bản sau về thương nhân nước ngoài, bao gồm:
– Tên thương nhân nước ngoài;
– Thông tin về Giấy phép thành lập;
– Thời hạn còn lại của Giấy phép;
– Ngành nghề kinh doanh;
– Vốn điều lệ;
– Số tài khoản tại Ngân hàng;
– Địa chỉ trụ sở chính
– Điện thoại; Email; Website
2. Tên văn phòng đại diện dự kiến (Tên tiếng Việt, tên tiếng Anh, tên viết tắt (nếu có))
– Tên văn phòng đại diện phải được viết bằng các chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt, các chữ cái F, J, Z, W, chữ số và các ký hiệu.
– Tên văn phòng đại diện phải bao gồm tên doanh nghiệp kèm theo cụm từ “Văn phòng đại diện”.
– Tên văn phòng đại diện phải được viết hoặc gắn tại trụ sở văn phòng đại diện. Tên văn phòng đại diện được in hoặc viết với khổ chữ nhỏ hơn tên tiếng Việt của doanh nghiệp trên các giấy tờ giao dịch, hồ sơ tài liệu và ấn phẩm do chi nhánh phát hành.
– Tên văn phòng đại diện không bị trùng hoặc gây nhầm lẫn với Tên của các văn phòng đại diện Công ty đã thành lập trước đó.
3. Thông tin của người đứng đầu văn phòng đại diện
Bạn có thể gửi ảnh một trong các giấy tờ pháp lý sau để chúng tôi chuẩn bị hồ sơ: Giấy tờ pháp lý của cá nhân đứng đầu văn phòng đại diện (CMND/CCCD/Hộ chiếu).
Lưu ý: Trong quá trình Vinasc chuẩn bị hồ sơ, bạn cũng sẽ cần chuẩn bị và cung cấp bản sao y các loại hồ sơ trên (bạn có thể xem thêm tại Bảng hồ sơ cần chuẩn bị ở bên dưới). Đối với tài liệu do cơ quan nước ngoài cấp phải được cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài chứng nhận hoặc hợp pháp hóa lãnh sự; dịch ra tiếng Việt và chứng thực theo quy định của pháp luật Việt Nam.
Chúng tôi sẽ gửi hồ sơ mẫu và hướng dẫn bạn về thủ tục này.
4. Địa chỉ đăng ký trụ sở văn phòng đại diện:
– Có địa chỉ được xác định và không thuộc chung cư để ở.
Lưu ý: Các địa chỉ hợp lệ phải có đầy đủ các tài liệu chứng minh địa chỉ công ty hợp pháp: Hợp đồng thuê trụ sở; Giấy xác nhận mục đích sử dụng từ chủ dự án (nếu có)
– Văn phòng đại diện không được cho mượn, cho thuê lại trụ sở.
5. Nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện:
– Nêu lĩnh vực hoạt động, công việc thực hiện.
– Văn phòng đại diện có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó. Văn phòng đại diện không thực hiện chức năng kinh doanh của doanh nghiệp.
Bước 2: Soạn thảo hồ sơ thành lập Văn phòng đại diện doanh nghiệp
Hai Bên thảo luận thống nhất nội dung dịch vụ, sau đó Vinasc dựa trên chúng để soạn thảo các tài liệu cần thiết để bàn giao cho doanh nghiệp xác thực;
Vinasc nhận lại đầy đủ hồ sơ đã được xác thực kèm theo tài liệu doanh nghiệp cần chuẩn bị để hoàn thiện hồ sơ;
Bước 3: Nộp hồ sơ xin cấp giấy chứng nhận đăng ký hoạt động của Văn phòng đại diện tại Sở Công Thương
– Thời gian thực hiện: Trong vòng 30-45 ngày làm việc kể từ ngày nộp hồ sơ.
– Kết quả: Giấy phép thành lập văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài
Bước 4: Theo dõi quá trình xử lý hồ sơ từng bước một và báo cáo tiến độ cho doanh nghiệp theo yêu cầu.
Trong trường hợp cần sửa đổi, bổ sung thông tin, tài liệu, Vinasc có trách nhiệm hoàn thiện trong thời gian sớm nhất để hạn chế làm gián đoạn công việc;
Bước 5: Làm con dấu văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài
– Thời gian thực hiện: Trong vòng 01-02 ngày làm việc
– Kết quả: Con dấu của Văn phòng đại diện
Bước 6: Hoàn thành dịch vụ
– Rà soát lại toàn bộ các bước thực hiện dịch vụ để đảm bảo rằng dịch vụ đã được hoàn thành toàn diện
– Chuyển giao cho doanh nghiệp những kết quả cụ thể mà Vinasc thay mặt doanh nghiệp thu thập trong quá tình cung ứng dịch vụ.
II. KẾT QUẢ CỤ THỂ
– Giấy phép thành lập chi nhánh của thương nhân nước ngoài
III. THỜI GIAN THỰC HIỆN DỰ KIẾN
– Xin Giấy phép thành lập chi nhánh của thương nhân nước ngoài: 30-45 ngày làm việc
Thời gian dự kiến trên được tính từ ngày Vinasc nhận đủ hồ sơ theo yêu cầu đã gửi cho Quý vị.
Bên cạnh đó, tùy thuộc vào nhu cầu của khách hàng, VinaSC thường tư vấn và hỗ trợ nhà đầu tư kiểm soát tốt các nội dung liên quan đến dịch vụ trên như: thuế-kế toán, lao động, bảo hiểm xã hội, lương, giấy phép con… một cách đầy đủ và đảm bảo tuân thủ pháp luật tại Việt Nam mà bạn có thể tham khảo.
Hãy liên hệ tới VinaSC để được tư vấn, hỗ trợ tốt nhất cho các dịch vụ nêu trên.
*Bảng tổng hợp các hồ sơ cần chuẩn bị
| Stt | Nội dung hồ sơ | Người thực hiện | ||
| Khách hàng (1) | Vinasc Group (2) | Vinasc Group thực hiện thay (3) | ||
| 1 | – Bản sao Giấy tờ pháp lý của người đứng đầu Văn phòng đại diện: Hộ chiếu/Giấy chứng minh nhân dân hoặc Thẻ căn cước công dân | X | X | |
| 2 | Bản sao Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài (Bản hợp pháp hóa lãnh sự; Dịch thuật và sao y) | X | X | |
| 3 | Bản sao báo cáo tài chính có kiểm toán hoặc văn bản xác nhận tình hình thực hiện nghĩa vụ thuế hoặc tài chính trong năm tài chính gần nhất hoặc giấy tờ có giá trị tương đương do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền nơi thương nhân nước ngoài thành lập cấp hoặc xác nhận, chứng minh tồn tại và hoạt động của thương nhân nước ngoài trong năm tài chính gần nhất (Bản hợp pháp hóa lãnh sự; Dịch thuật và sao y) | X | X | |
| 4 | Tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện:
– Bản sao thỏa thuận thuê/hợp đồng thuê địa điểm hoặc bản sao tài liệu chứng minh có quyền khai thác, sử dụng địa điểm để đặt trụ sở Văn phòng đại diện hoặc tài liệu khác… |
X | X | |
| 5 | Hồ sơ xin cấp Giấy phép thành lập chi nhánh
1. Đơn đề nghị cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện; 2. Bản sao Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài; 3. Văn bản của thương nhân nước ngoài cử/bổ nhiệm người đứng đầu Văn phòng đại diện; 4. Giấy ủy quyền |
X |
|
|
| 6 | Khắc dấu Văn phòng đại diện | X | ||
| 7 | Hồ sơ mở tài khoản ngân hàng
1. Giấy đề nghị mở tài khoản ngân hàng 2. Văn bản cam kết 3. Đăng ký sử dụng dịch vụ nộp thuế điện tử 4. Văn bản thỏa thuận (nếu có) |
X | ||
(*) Theo quy trình thì khách hàng có nghĩa vụ thực hiện các hồ sơ tại cột số (1) và Vinasc sẽ có nghĩa vụ thực hiện các hồ sơ tại cột (2).
(*) Trong một số trường hợp khách hàng gặp khó khăn trong việc chuẩn bị hồ sơ thì Vinasc có thể thực hiện thay các hồ sơ tại cột số (3). Tuy nhiên, trong tình huống này chúng tôi phải xem xét từng trường hợp cụ thể và sẽ phát sinh các vấn đề như sau:
– Phát sinh chi phí thực hiện hồ sơ (chi phí này sẽ thay đổi tuỳ từng cơ quan nhà nước, quy định pháp luật tại Việt Nam từng giai đoạn cũng khác nhau)
– Phát sinh thêm thời gian do phải chuẩn bị các hồ sơ này.
(*) Trong thời gian chuẩn bị, khách hàng Scan toàn bộ các hồ sơ nêu trên để chúng tôi tiến hành chuẩn bị hồ sơ kịp thời.
(*) Trong một số tình huống đặc biệt cơ quan Nhà nước có thể yêu cầu thêm thông tin để bổ sung hồ sơ.