Căn cứ Khoản 2 Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2020, văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó nhưng không thực hiện chức năng kinh doanh của doanh nghiệp. Thành lập văn phòng đại diện sẽ tiện lợi cho việc giao tiếp và làm việc với các khách hàng của doanh nghiệp ở mọi nơi: trong và ngoài nước.Dịch vụ thành lập văn phòng đại diện là dịch vụ mà Vinasc Group sẽ tiến hành các hoạt động tư vấn và thực hiện thủ tục để thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam theo quy định pháp luật. Với nhiều năm kinh nghiệm và đội ngũ nhân sự chất lượng cao Vinasc Group tự tin có thể mang đến cho quý khách hàng dịch vụ chuyên nghiệp, nhanh chóng và hiệu quả nhất.
I. I. QUY TRÌNH CUNG CẤP DỊCH VỤ TẠI VINASC
Bước 1: VINASC tiếp nhận thông tin về VPĐD dự kiến thành lập
- Với các thông tin cơ bản, bao gồm: Thông tin công ty mẹ; tên VPĐD dự kiến; thông tin của người đứng đầu VPĐD; địa chỉ đăng ký trụ sở VPĐD; nội dung hoạt động của VPĐD.
(Xem hướng dẫn chi tiết bên dưới)
Bước 2: Soạn thảo hồ sơ thành lập VPĐD
- Hai Bên thảo luận thống nhất nội dung dịch vụ, sau đó Vinasc dựa trên chúng để soạn thảo các tài liệu cần thiết để bàn giao cho doanh nghiệp xác thực.
- Vinasc nhận lại đầy đủ hồ sơ đã được xác thực kèm theo tài liệu doanh nghiệp cần chuẩn bị để hoàn thiện hồ sơ.
Bước 3: Nộp hồ sơ xin cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động của VPĐD
- VINASC nộp hồ sơ xin cấp giấy chứng nhận đăng ký hoạt động của Văn phòng đại diện tại Phòng Đăng ký kinh doanh.
- Thời gian thực hiện: Trong vòng 05-07 ngày làm việc kể từ ngày nộp hồ sơ.
- Kết quả:
- Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động Văn phòng đại diện
Bước 4: Theo dõi quá trình xử lý hồ sơ
- VINASC theo dõi quá trình xử lý hồ sơ từng bước một và báo cáo tiến độ cho doanh nghiệp theo yêu cầu. Trong trường hợp cần sửa đổi, bổ sung thông tin, tài liệu, Vinasc có trách nhiệm hoàn thiện trong thời gian sớm nhất để hạn chế làm gián đoạn công việc.
Bước 5: Hoàn thành dịch vụ
- Rà soát lại toàn bộ các bước thực hiện dịch vụ để đảm bảo rằng dịch vụ đã được hoàn thành toàn diện
- Chuyển giao cho doanh nghiệp những kết quả cụ thể mà Vinasc thay mặt doanh nghiệp thu thập trong quá tình cung ứng dịch vụ.
II. KẾT QUẢ CỤ THỂ
– Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động của Văn phòng đại diện.
III. THỜI GIAN THỰC HIỆN DỰ KIẾN
Xin Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động của Văn phòng đại diện: 05-07 ngày làm việc
Thời gian dự kiến trên được tính từ ngày Vinasc nhận đủ hồ sơ theo yêu cầu đã gửi cho Quý vị
Bên cạnh đó, tùy thuộc vào nhu cầu của khách hàng, VinaSC thường tư vấn và hỗ trợ nhà đầu tư kiểm soát tốt các nội dung liên quan đến dịch vụ trên như: thuế-kế toán, lao động, bảo hiểm xã hội, lương, giấy phép con… một cách đầy đủ và đảm bảo tuân thủ pháp luật tại Việt Nam mà bạn có thể tham khảo.
Hãy liên hệ tới VinaSC để được tư vấn, hỗ trợ tốt nhất cho các dịch vụ nêu trên.
IV. HƯỚNG DẪN CHI TIẾT
- Thông tin công ty mẹ:
– Tên công ty, mã số thuế.
– Thông tin về Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh;
– Ngành nghề kinh doanh chính.
- Tên văn phòng đại diện dự kiến (Tên tiếng Việt, tên tiếng Anh, tên viết tắt (nếu có))
– Tên văn phòng đại diện phải được viết bằng các chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt, các chữ cái F, J, Z, W, chữ số và các ký hiệu.
– Tên văn phòng đại diện phải bao gồm tên doanh nghiệp kèm theo cụm từ “Văn phòng đại diện”.
– Tên văn phòng đại diện phải được viết hoặc gắn tại trụ sở văn phòng đại diện. Tên văn phòng đại diện được in hoặc viết với khổ chữ nhỏ hơn tên tiếng Việt của doanh nghiệp trên các giấy tờ giao dịch, hồ sơ tài liệu và ấn phẩm do chi nhánh phát hành.
– Tên văn phòng đại diện không bị trùng hoặc gây nhầm lẫn với Tên của các văn phòng đại diện Công ty đã thành lập trước đó.
- Thông tin của người đứng đầu văn phòng đại diện
Bạn có thể gửi ảnh một trong các giấy tờ pháp lý sau để chúng tôi chuẩn bị hồ sơ: Giấy tờ pháp lý của cá nhân đứng đầu văn phòng đại diện (CMND/CCCD/Hộ chiếu).
- Địa chỉ đăng ký trụ sở văn phòng đại diện:
– Có địa chỉ được xác định và không thuộc chung cư để ở.
Lưu ý: Các địa chỉ hợp lệ phải có đầy đủ các tài liệu chứng minh địa chỉ công ty hợp pháp: Hợp đồng thuê trụ sở; Giấy xác nhận mục đích sử dụng từ chủ dự án (nếu có)
– Văn phòng đại diện không được cho mượn, cho thuê lại trụ sở.
- Nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện:
– Nêu lĩnh vực hoạt động, công việc thực hiện.
– Văn phòng đại diện có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó. Văn phòng đại diện không thực hiện chức năng kinh doanh của doanh nghiệp.
Vinasc sẽ rà soát những yêu cầu pháp lý cụ thể có liên quan để lập kế hoạch thực hiện dịch vụ.
*Bảng tổng hợp các hồ sơ cần chuẩn bị
| Stt | Nội dung hồ sơ | Người thực hiện | ||
| Khách hàng (1) | Vinasc Group (2) | Vinasc Group thực hiện thay (3) | ||
| 1 | Bản sao y CMND/CCCD/Hộ chiếu của người đứng đầu Văn phòng đại diện | X | X | |
| 2 | Hồ sơ xin cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động Văn phòng đại diện
1. Thông báo thành lập Văn phòng đại diện 2. Quyết định thành lập/ Biên bản họp về việc thành lập Văn phòng đại diện 3. Bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người đứng đầu Văn phòng đại diện |
X | ||
(*) Theo quy trình thì khách hàng có nghĩa vụ thực hiện các hồ sơ tại cột số (1) và Vinasc sẽ có nghĩa vụ thực hiện các hồ sơ tại cột (2).
(*) Trong một số trường hợp khách hàng gặp khó khăn trong việc chuẩn bị hồ sơ thì Vinasc có thể thực hiện thay các hồ sơ tại cột số (3). Tuy nhiên, trong tình huống này chúng tôi phải xem xét từng trường hợp cụ thể và sẽ phát sinh các vấn đề như sau:
– Phát sinh chi phí thực hiện hồ sơ (chi phí nay sẽ thay đổi tuỳ từng cơ quan nhà nước, quy định pháp luật tại Việt Nam từng giai đoạn cũng khác nhau)
– Phát sinh thêm thời gian do phải c huẩn bị các hồ sơ này
(*) Trong thời gian chuẩn bị, khách hàng Scan toàn bộ các hồ sơ nêu trên để chúng tôi tiến hành chuẩn bị hồ sơ kịp thời.
(*) Trong một số tình huống đặc biệt cơ quan Nhà nước có thể yêu cầu thêm thông tin để bổ sung hồ sơ.
V. KHÁC, GIỐNG NHAU GIỮA CHI NHÁNH VÀ VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN
| Chi nhánh | Văn phòng đại diện | |
| Khái niệm | Là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, thực hiện toàn bộ hoặc một phần chức năng của doanh nghiệp kể cả chức năng đại diện theo ủy quyền. Ngành, nghề kinh doanh của chi nhánh phải đúng với ngành, nghề kinh doanh của doanh nghiệp. | là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó |
| Chức năng kinh doanh | Có | Không |
| Đại diện theo uỷ quyền | Có | Có |
| Hình thức hạch toán | Độc lập, phụ thuộc | Phụ thuộc |
| Hình thức kế toán và khai thuế | Tuỳ chi nhánh đăng ký hình thức hạch toán độc lập/phụ thuộc (cùng tình/khác tỉnh) | Công ty mẹ nộp tờ khai lệ phí môn bài, thuế môn bài và kê khai thuế |
Vậy, nên thành lập chi nhánh hay văn phòng đại diện ?
Tuỳ vào mục đích của doanh nghiệp. Nếu doanh nghiệp muốn mở rộng phạm vi hoạt động, đẩy mạnh kinh doanh, tăng lợi nhuận và tạo điều kiện thuận lợi trong việc chăm sóc khách hàng thì nên chọn thành lập chi nhánh công ty.
Nếu doanh nghiệp muốn tiện lợi hơn trong các hoạt động trao đổi hồ sơ, trưng bày sản phẩm, chăm sóc khách hàng… thì nên thành lập văn phòng đại diện.
Chi nhánh công ty và văn phòng đại diện đều là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, hoạt động dưới sự ủy quyền của doanh nghiệp và không có tài sản riêng, do vậy cả chi nhánh và văn phòng đại diện đều không có tư cách pháp nhân.