Tài liệu, hồ sơ về hệ thống kiểm soát chất lượng

VSQC1 CM KSCL so 1 st1\:*{behavior:url(#ieooui) }

Tài liệu, hồ sơ về hệ thống kiểm soát chất lượng

  1. Doanh nghiệp kiểm toán phải xây dựng các chính sách và thủ tục quy định về tài liệu, hồ sơ phù hợp để cung cấp bằng chứng về hoạt động của từng yếu tố trong hệ thống kiểm soát chất lượng của doanh nghiệp kiểm toán (xem hướng dẫn tại đoạn A73 – A75 Chuẩn mực này).
  2. Doanh nghiệp kiểm toán phải xây dựng các chính sách và thủ tục quy định về lưu trữ tài liệu, hồ sơ trong một khoảng thời gian đủ dài để cho phép các cá nhân thực hiện thủ tục giám sát có thể đánh giá được sự tuân thủ của doanh nghiệp kiểm toán đối với hệ thống kiểm soát chất lượng của doanh nghiệp kiểm toán, hoặc phải lưu trữ trong thời gian dài hơn nếu pháp luật và các quy định yêu cầu.
  3. Doanh nghiệp kiểm toán phải xây dựng các chính sách và thủ tục quy định về tài liệu, hồ sơ liên quan đến các phàn nàn và cáo buộc cũng như các biện pháp xử lý đối với các phàn nàn, cáo buộc đó.

III/ HƯỚNG DẪN ÁP DỤNG

Khi thực hiện Chuẩn mực này cần tham khảo Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 200.

Áp dụng và tuân thủ các quy định có liên quan

Lưu ý đối với các doanh nghiệp kiểm toán nhỏ (hướng dẫn đoạn 14 Chuẩn mực này)

  • Doanh nghiệp kiểm toán nhỏ vẫn phải tuân thủ các quy định trong Chuẩn mực này như quy định về các chính sách và thủ tục đối với việc phân công nhân sự thích hợp cho nhóm kiểm toán (xem đoạn 31 Chuẩn mực này), quy định về trách nhiệm soát xét (xem đoạn 33 Chuẩn mực này) và quy định về việc trao đổi hàng năm về kết quả giám sát với các thành viên Ban Giám đốc phụ trách tổng thể cuộc kiểm toán trong doanh nghiệp kiểm toán (xem đoạn 53 Chuẩn mực này).

Các yếu tố của hệ thống kiểm soát chất lượng (hướng dẫn đoạn 17 Chuẩn mực này)

  • Nhìn chung, việc phổ biến các chính sách và thủ tục kiểm soát chất lượng cho các cán bộ, nhân viên của doanh nghiệp kiểm toán bao gồm mô tả các chính sách và thủ tục kiểm soát chất lượng, các mục tiêu cần đạt được với thông điệp rằng mỗi cá nhân đều có trách nhiệm đối với chất lượng và phải tuân thủ các chính sách và thủ tục này. Việc khuyến khích các cán bộ, nhân viên của doanh nghiệp kiểm toán trao đổi các quan điểm hoặc những vấn đề họ quan tâm liên quan đến kiểm soát chất lượng cho thấy tầm quan trọng của việc thu thập các ý kiến phản hồi về hệ thống kiểm soát chất lượng của doanh nghiệp kiểm toán.

Lưu ý đối với các doanh nghiệp kiểm toán nhỏ

  • Đối với các doanh nghiệp kiểm toán nhỏ, tài liệu, hồ sơ và việc trao đổi về các chính sách và thủ tục có thể không quy chuẩn bằng và có phạm vi hẹp hơn so với các doanh nghiệp kiểm toán lớn.

Trách nhiệm của Ban Giám đốc về chất lượng trong doanh nghiệp kiểm toán

vinasc-city-53

Đẩy mạnh văn hóa nội bộ về chất lượng (hướng dẫn đoạn 18 Chuẩn mực này)

  • Người lãnh đạo doanh nghiệp kiểm toán và các điển hình mà doanh nghiệp kiểm toán xây dựng có ảnh hưởng đáng kể đến văn hóa nội bộ của doanh nghiệp kiểm toán. Việc đẩy mạnh văn hóa nội bộ hướng đến chất lượng phụ thuộc vào các hành động và thông điệp rõ ràng, nhất quán và thường xuyên của tất cả các cấp quản lý của doanh nghiệp kiểm toán. Các hành động và thông điệp đó phải luôn nhấn mạnh vào các chính sách và thủ tục của doanh nghiệp kiểm toán về kiểm soát chất lượng và yêu cầu phải:
    • Thực hiện công việc theo các chuẩn mực nghề nghiệp, pháp luật và các quy định có liên quan;
    • Phát hành báo cáo phù hợp với hoàn cảnh cụ thể.

Các hành động và thông điệp đó sẽ khuyến khích văn hóa ghi nhận và khen thưởng các công việc có chất lượng cao. Các hành động và thông điệp này có thể được phổ biến tại các khóa đào tạo, hội thảo, các cuộc họp, các buổi tọa đàm chính thức hoặc không chính thức, chiến lược hành động, bản tin nội bộ, hoặc các văn bản hướng dẫn. Các hành động và thông điệp này có thể được kết hợp vào tài liệu, hồ sơ và tài liệu đào tạo nội bộ của doanh nghiệp kiểm toán và trong các thủ tục đánh giá thành viên Ban Giám đốc và nhân viên để có thể hỗ trợ và củng cố quan điểm của doanh nghiệp kiểm toán về tầm quan trọng của chất lượng và cách thức để đạt được chất lượng.

  • Để đẩy mạnh văn hóa nội bộ về chất lượng, điều đặc biệt quan trọng với người lãnh đạo doanh nghiệp kiểm toán là phải nhận thức được yêu cầu hàng đầu trong chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp kiểm toán là phải đảm bảo chất lượng của tất cả các hợp đồng dịch vụ mà doanh nghiệp kiểm toán thực hiện. Những công việc cần thực hiện để đẩy mạnh văn hóa nội bộ bao gồm:
    • Xây dựng các chính sách và thủ tục về đánh giá hiệu quả thực hiện công việc, tiền lương, và cơ hội thăng tiến (bao gồm hệ thống ưu đãi) đối với cán bộ, nhân viên của doanh nghiệp kiểm toán để chứng minh cam kết hàng đầu của doanh nghiệp kiểm toán về chất lượng;
    • Phân công trách nhiệm quản lý sao cho các quan tâm về vật chất không chi phối đến chất lượng công việc thực hiện;
    • Cung cấp đầy đủ nguồn lực cho việc xây dựng, lưu trữ tài liệu, hồ sơ và hỗ trợ cho các chính sách và thủ tục kiểm soát chất lượng của doanh nghiệp kiểm toán.

Phân công trách nhiệm điều hành hệ thống kiểm soát chất lượng của doanh nghiệp kiểm toán (hướng dẫn đoạn 19 Chuẩn mực này)

  • Kinh nghiệm và khả năng đầy đủ, thích hợp sẽ giúp các cá nhân chịu trách nhiệm về hệ thống kiểm soát chất lượng của doanh nghiệp kiểm toán có thể xác định và hiểu được các vấn đề về kiểm soát chất lượng, đồng thời xây dựng được các chính sách và thủ tục thích hợp. Thẩm quyền cần thiết sẽ giúp các cá nhân đó thực hiện các chính sách và thủ tục này.