Tài liệu, hồ sơ về hợp đồng dịch vụ

VSQC1 CM KSCL so 1 st1\:*{behavior:url(#ieooui) }

Tài liệu, hồ sơ về hợp đồng dịch vụ

Hoàn thiện hồ sơ chính thức về hợp đồng dịch vụ (hướng dẫn đoạn 45 Chuẩn mực này)

  • Pháp luật và các quy định có thể quy định thời hạn phải hoàn thiện hồ sơ chính thức về hợp đồng dịch vụ đối với một số hợp đồng dịch vụ cụ thể. Trường hợp pháp luật và các quy định không quy định về thời hạn đó, đoạn 45 Chuẩn mực này quy định doanh nghiệp kiểm toán phải đưa ra thời hạn cần thiết để hoàn thiện hồ sơ chính thức về hợp đồng dịch vụ. Ví dụ, đối với một cuộc kiểm toán, thời hạn đó thường không quá 60 ngày sau ngày lập báo cáo kiểm toán.
  • Khi có hai hoặc nhiều báo cáo khác nhau được phát hành về cùng một vấn đề của một đơn vị, các chính sách và thủ tục của doanh nghiệp kiểm toán về thời hạn hoàn thiện hồ sơ chính thức về hợp đồng dịch vụ đối với mỗi báo cáo đó được thực hiện như là đối với từng hợp đồng dịch vụ riêng biệt. Ví dụ, trường hợp này có thể xảy ra khi doanh nghiệp kiểm toán phát hành báo cáo kiểm toán về báo cáo tài chính của một đơn vị thành viên cho mục đích lập báo cáo hợp nhất của tập đoàn và sau đó lại phát hành một báo cáo kiểm toán về cùng báo cáo tài chính đó theo quy định của pháp luật.

Tính bảo mật, sự an toàn, tính toàn vẹn, khả năng tiếp cận và khả năng khôi phục tài liệu, hồ sơ về hợp đồng dịch vụ (hướng dẫn đoạn 46 Chuẩn mực này)

  • Chuẩn mực và các quy định về đạo đức nghề nghiệp có liên quan yêu cầu các cán bộ, nhân viên của doanh nghiệp kiểm toán phải có nghĩa vụ tôn trọng tính bảo mật của thông tin trong tài liệu, hồ sơ về hợp đồng dịch vụ, trừ khi khách hàng cho phép tiết lộ thông tin, hoặc pháp luật hoặc nghĩa vụ nghề nghiệp yêu cầu họ phải công bố thông tin. Pháp luật và các quy định cụ thể có thể yêu cầu các nghĩa vụ khác đối với cán bộ, nhân viên của doanh nghiệp kiểm toán liên quan đến việc duy trì tính bảo mật của khách hàng, đặc biệt đối với thông tin cá nhân.
  • Cho dù tài liệu, hồ sơ về hợp đồng dịch vụ là bản giấy, bản điện tử hoặc các phương tiện khác thì tính toàn vẹn, khả năng tiếp cận và khả năng khôi phục của dữ liệu có thể không được đảm bảo nếu tài liệu, hồ sơ bị thay đổi, bổ sung hoặc bị xoá bớt mà doanh nghiệp kiểm toán không biết, hoặc nếu tài liệu, hồ sơ bị mất hoặc hư hỏng vĩnh viễn. Do đó, để ngăn chặn khả năng tài liệu, hồ sơ về hợp đồng dịch vụ bị thay đổi mà không được phép hoặc bị mất, doanh nghiệp kiểm toán có thể thiết kế và thực hiện các kiểm soát bao gồm:
  • vinasc-dich-vu-vinasc
    • Các kiểm soát cho phép xác định thời điểm và người tạo lập, thay đổi hoặc soát xét tài liệu, hồ sơ về hợp đồng dịch vụ;
    • Các kiểm soát bảo vệ tính toàn vẹn của thông tin tại mọi giai đoạn của hợp đồng dịch vụ, đặc biệt khi thông tin được chia sẻ trong nhóm thực hiện hợp đồng dịch vụ hoặc được chuyển cho các bên khác qua Internet;
    • Các kiểm soát nhằm ngăn chặn những thay đổi không được phép đối với tài liệu, hồ sơ về hợp đồng dịch vụ;
    • Các kiểm soát cho phép nhóm thực hiện hợp đồng dịch vụ và các bên có thẩm quyền khác tiếp cận với tài liệu, hồ sơ về hợp đồng dịch vụ khi cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ của mình.
  • Để duy trì tính bảo mật, sự an toàn, tính toàn vẹn, khả năng tiếp cận và khả năng khôi phục của tài liệu, hồ sơ về hợp đồng dịch vụ, doanh nghiệp kiểm toán có thể thiết kế và thực hiện các kiểm soát bao gồm:
    • Sử dụng mật khẩu cho các thành viên của nhóm thực hiện hợp đồng dịch vụ để ngăn không cho những người sử dụng trái phép truy cập vào tài liệu, hồ sơ về hợp đồng dịch vụ;
    • Các thủ tục sao lưu thích hợp đối với tài liệu, hồ sơ điện tử về hợp đồng dịch vụ vào các giai đoạn thích hợp trong quá trình thực hiện hợp đồng dịch vụ;
    • Các thủ tục phân phát tài liệu, hồ sơ về hợp đồng dịch vụ cho các thành viên của nhóm thực hiện hợp đồng vào thời điểm bắt đầu thực hiện hợp đồng, xử lý tài liệu, hồ sơ trong quá trình thực hiện hợp đồng và đối chiếu tài liệu, hồ sơ khi kết thúc hợp đồng;
    • Các thủ tục để hạn chế sự truy cập và cho phép phân phát hợp lý và lưu trữ một cách bảo mật bản cứng của tài liệu, hồ sơ về hợp đồng dịch vụ.
  • Trên thực tế, tài liệu, hồ sơ gốc có thể được chuyển thành bản điện tử để đưa vào hồ sơ về hợp đồng dịch vụ. Trong trường hợp đó, để duy trì tính toàn vẹn, khả năng truy cập và khả năng khôi phục của tài liệu, hồ sơ về hợp đồng dịch vụ, các thủ tục của doanh nghiệp kiểm toán có thể yêu cầu nhóm hợp đồng dịch vụ phải:
    • Tạo ra bản sao dưới dạng tài liệu điện tử (scan) phản ánh đầy đủ nội dung của tài liệu, hồ sơ gốc bằng bản giấy, kể cả chữ ký bằng tay, các tham chiếu và chú thích;
    • Đưa bản tài liệu điện tử này vào hồ sơ về hợp đồng dịch vụ, bao gồm mục lục và ký trên các bản điện tử này nếu cần thiết;
    • Cho phép các bản tài liệu điện tử này có thể được khôi phục và in ra khi cần.

Pháp luật và các quy định khác có thể yêu cầu doanh nghiệp kiểm toán phải lưu bản giấy của tài liệu, hồ sơ gốc đã được chuyển thành bản điện tử.

Lưu trữ tài liệu, hồ sơ về hợp đồng dịch vụ (hướng dẫn đoạn 47 Chuẩn mực này)

  • Sự cần thiết phải lưu trữ tài liệu, hồ sơ về hợp đồng dịch vụ và khoảng thời gian lưu trữ sẽ thay đổi tùy theo nội dung của hợp đồng dịch vụ và hoàn cảnh cụ thể của doanh nghiệp kiểm toán, ví dụ, liệu tài liệu, hồ sơ về hợp đồng dịch vụ có cần thiết để cung cấp bằng chứng về những vấn đề tiếp tục ảnh hưởng đến các hợp đồng dịch vụ trong tương lai hay không. Thời gian lưu trữ cũng có thể phụ thuộc vào các yếu tố khác, như liệu pháp luật và các quy định của quốc gia có yêu cầu cụ thể thời gian lưu trữ hồ sơ đối với một số loại hợp đồng dịch vụ nhất định hay không, hoặc liệu có thông lệ chung nào về khoảng thời gian lưu trữ nếu pháp luật và các quy định cụ thể của quốc gia không yêu cầu về khoảng thời gian đó hay không.
  • Đối với các hợp đồng kiểm toán, thời gian lưu trữ hồ sơ tối thiểu là 10 năm tính từ ngày lập báo cáo kiểm toán, hoặc tính từ ngày lập báo cáo kiểm toán tập đoàn (nếu có).
  • Ví dụ về các thủ tục mà doanh nghiệp kiểm toán sử dụng cho việc lưu trữ tài liệu, hồ sơ về hợp đồng dịch vụ, kể cả các thủ tục cho phép đáp ứng các quy định tại đoạn 47 Chuẩn mực này trong thời gian lưu trữ, bao gồm:
    • Cho phép khôi phục và truy cập tài liệu, hồ sơ về hợp đồng dịch vụ trong thời gian lưu trữ, đặc biệt là đối với tài liệu, hồ sơ điện tử vì công nghệ có thể được nâng cấp hoặc thay đổi theo thời gian;
    • Cung cấp bằng chứng về những thay đổi đã thực hiện đối với tài liệu, hồ sơ về hợp đồng dịch vụ sau khi đã hoàn thành hồ sơ về hợp đồng dịch vụ, nếu cần;
    • Cho phép các bên có thẩm quyền từ bên ngoài truy cập và soát xét một số tài liệu, hồ sơ về hợp đồng dịch vụ cụ thể vì mục đích kiểm soát chất lượng hoặc các mục đích khác.

Quyền sở hữu tài liệu, hồ sơ về hợp đồng dịch vụ

  • Tài liệu, hồ sơ về hợp đồng dịch vụ là tài sản của doanh nghiệp kiểm toán, trừ khi pháp luật có quy định khác. Doanh nghiệp kiểm toán có thể phân chia hoặc trích tài liệu, hồ sơ về hợp đồng dịch vụ để cung cấp cho khách hàng, với điều kiện việc công bố đó không làm giảm tính hợp lệ của công việc đã thực hiện, hoặc không làm giảm tính độc lập của doanh nghiệp kiểm toán hoặc các cán bộ, nhân viên của doanh nghiệp kiểm toán trong trường hợp thực hiện các hợp đồng dịch vụ đảm bảo.